Regulamin aplikacji WellKey

REGULAMIN APLIKACJI WELLKEY

WellKey jest narzędziem cyfrowym wspierającym organizację pracy oraz dobrostan zawodowy osób korzystających z Aplikacji. WellKey NIE jest wyrobem medycznym, NIE służy do diagnozy, NIE zastępuje porady lekarza, psychologa ani psychoterapeuty, NIE prowadzi leczenia ani terapii i NIE stanowi oceny osoby korzystającej z Aplikacji ani jakości jej pracy. Rekomendacje przekazywane w Aplikacji mają charakter ogólnych Wskazówek higieny pracy i regeneracji. W sytuacji zagrożenia życia lub zdrowia należy skorzystać z pomocy, o której mowa w § 12 ust. 12 Regulaminu (numery alarmowe i kryzysowe).

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Właścicielem i operatorem Aplikacji WellKey jest Wiktoria Szitenhelm, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą WellKey Wiktoria Szitenhelm z siedzibą przy ul. Lubelskiej 44B, 10-409 Olsztyn, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP: 7394029933, REGON: 544119725 (dalej „Operator").

2. Kontakt z Operatorem jest możliwy: 1) za pośrednictwem wiadomości w Aplikacji (Skrzynka), po zalogowaniu do Konta; 2) pod adresem poczty elektronicznej wiktoria.szitenhelm@gmail.com — dla oświadczeń i zgłoszeń, dla których Regulamin przewiduje formę poza Aplikacją; 3) pisemnie na adres siedziby Operatora wskazany w ust. 1.

3. Regulamin określa zasady świadczenia przez Operatora usług drogą elektroniczną w ramach Aplikacji na rzecz dwóch kategorii adresatów: 1) Pracownika — osoby fizycznej korzystającej z Aplikacji na podstawie Kodu Dołączenia udostępnionego przez Pracodawcę, w celach związanych z własnym dobrostanem; 2) Pracodawcy — podmiotu, który udostępnia Aplikację osobom ze swojej organizacji i uzyskuje dostęp do Panelu Pracodawcy na zasadach określonych w Regulaminie.

4. Regulamin określa w szczególności: 1) rodzaj i zakres Usług świadczonych drogą elektroniczną przez Operatora; 2) warunki świadczenia Usług, w tym wymagania techniczne; 3) warunki zawierania i rozwiązywania Umowy - odrębnie dla Pracownika i dla Pracodawcy; 4) zasady odpłatności obciążającej wyłącznie Pracodawcę; 5) tryb postępowania reklamacyjnego.

5. Aplikacja opiera się na zasadzie pseudonimowości Pracownika. Operator jest samodzielnym administratorem danych Pracownika. Pracodawca nie uzyskuje dostępu do danych indywidualnych Pracownika i otrzymuje wyłącznie zagregowane, pozbawione możliwości identyfikacji statystyki, na zasadach określonych w § 9 Regulaminu. Szczegóły przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności.

6. Każdy adresat Regulaminu zobowiązany jest przed przystąpieniem do korzystania z Aplikacji do zapoznania się z treścią Regulaminu i do jej przestrzegania. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie, za pośrednictwem Aplikacji oraz strony internetowej Operatora pod adresem https://wellkey-sigma.vercel.app/regulamin.

§ 2. Terminy i definicje

1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Administrator Panelu — osoba fizyczna działająca w imieniu Pracodawcy, której Pracodawca nadał uprawnienia administracyjne w Panelu Pracodawcy; 2) AI Act — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. ustanawiające zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji; 3) Aplikacja — aplikacja mobilna WellKey przeznaczona na urządzenia z systemem Android oraz iOS, wraz z częścią serwerową i Panelem Pracodawcy, pozwalająca na korzystanie z Usług świadczonych przez Operatora; 4) Asystent — funkcja konwersacyjna Aplikacji oparta na systemie sztucznej inteligencji, o której mowa w § 11; 5) Check-in — krótki formularz samooceny wypełniany przez Pracownika, w którym Pracownik ocenia wskazane czynniki w skali od 1 do 5; 6) Cennik — zestawienie warunków odpłatności obciążającej Pracodawcę, dostępne pod adresem https://wellkey-sigma.vercel.app/cennik; 7) Dane o Dobrostanie — dane dotyczące samopoczucia i obciążenia Pracownika, wprowadzane przez Pracownika w ramach Check-inów oraz pozostałe treści wprowadzane przez Pracownika do Aplikacji. Dane o Dobrostanie mogą stanowić dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO; 8) Dane Osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu RODO; 9) Hasło — indywidualny ciąg znaków ustalony przez Pracownika, wymagany w procesie rejestracji i przy logowaniu do Konta Pracownika, spełniający wymogi bezpieczeństwa wskazane w Aplikacji; 10) Kod Dołączenia — kod organizacji udostępniany przez Pracodawcę, wraz z kodem zespołu, jeżeli Pracodawca go udostępnia; umożliwia Pracownikowi utworzenie Konta Pracownika i przypisanie do właściwej organizacji (oraz zespołu) na potrzeby statystyk zagregowanych; 11) Kod Odzyskiwania — kod generowany przy zakładaniu Konta Pracownika, stanowiący jedyny środek odzyskania dostępu do Konta Pracownika w razie utraty danych logowania; 12) Konsument — osoba fizyczna dokonująca z Operatorem czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego); 13) Konto Pracownika — pseudonimowe konto Pracownika w Aplikacji, umożliwiające korzystanie z Usług przeznaczonych dla Pracownika; 14) Menedżer — osoba fizyczna działająca w imieniu Pracodawcy, której Pracodawca nadał uprawnienia do przeglądania statystyk zagregowanych w Panelu Pracodawcy; 15) Nazwa Użytkownika — pseudonim identyfikujący Konto Pracownika, wybierany przez Pracownika przy zakładaniu Konta i możliwy do zmiany później w ustawieniach Aplikacji, z zastrzeżeniem, że nie może zawierać danych umożliwiających identyfikację Pracownika; 16) Panel Pracodawcy — część Aplikacji dostępna dla Administratorów Panelu i Menedżerów, służąca do zarządzania organizacją i przeglądania statystyk zagregowanych; 17) Pasmo — jeden z czterech przedziałów poziomu obciążenia (low, elevated, high, critical), ustalany na zasadach opisanych w § 12 Regulaminu. Pasmo nie jest prezentowane Pracownikowi i nie stanowi diagnozy ani oceny; 18) Pracodawca — podmiot, zawierający z Operatorem Umowę w zakresie udostępnienia Aplikacji swojej organizacji; 19) Pracownik — osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i korzysta z Aplikacji na podstawie Kodu Dołączenia. W zakresie, w jakim korzysta z Aplikacji w celach niezwiązanych bezpośrednio z własną działalnością gospodarczą lub zawodową, Pracownik jest Konsumentem; 20) Polityka Prywatności — dokument określający zasady przetwarzania Danych Osobowych w związku z korzystaniem z Aplikacji, dostępny pod adresem https://wellkey-sigma.vercel.app/privacy; 21) RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych); 22) Skrzynka — znajdujący się w Aplikacji kanał komunikacji między Operatorem a Pracownikiem, dostępny po zalogowaniu do Konta Pracownika; 23) Trwały Nośnik — materiał lub narzędzie umożliwiające Pracownikowi lub Operatorowi przechowywanie informacji kierowanych do niego osobiście, w sposób umożliwiający dostęp do nich w przyszłości przez czas odpowiedni do celów, jakim informacje te służą, i pozwalający na odtworzenie ich w niezmienionej postaci; 24) Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Operatorem a odpowiednio - Pracownikiem albo Pracodawcą, na zasadach określonych w Regulaminie; 25) Urządzenie — przenośne urządzenie elektroniczne (smartfon) umożliwiające korzystanie z Aplikacji; 26) Usługi — usługi świadczone drogą elektroniczną przez Operatora w ramach Aplikacji, wskazane w § 4 Regulaminu; 27) Wskazówka — pozycja ze stałego, wersjonowanego katalogu wskazówek, o którym mowa w § 12 Regulaminu.

2. Określenia użyte w liczbie pojedynczej stosuje się odpowiednio do liczby mnogiej i odwrotnie.

§ 3. Charakter Aplikacji i zastrzeżenia

1. Aplikacja jest narzędziem wspierającym organizację pracy oraz dobrostan zawodowy. Aplikacja umożliwia Pracownikowi samodzielne monitorowanie wybranych czynników związanych z samopoczuciem i obciążeniem w pracy oraz korzystanie z ogólnych wskazówek higieny pracy i regeneracji.

2. Aplikacja nie jest wyrobem medycznym w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2017/745 (MDR) ani przepisów krajowych o wyrobach medycznych, a Operator nie przypisuje jej żadnych właściwości ani zastosowań medycznych.

3. Aplikacja, w tym Asystent, rekomendacje oraz Pasma: 1) nie służą do diagnozy, wykrywania ani oceny stanu zdrowia, w tym stanu zdrowia psychicznego; 2) nie stanowią porady medycznej, psychologicznej ani psychoterapeutycznej i nie zastępują konsultacji ze specjalistą; 3) nie stanowią oceny Pracownika, jego kompetencji, wydajności ani jakości pracy; 4) nie służą i nie mogą być wykorzystywane do podejmowania wobec Pracownika decyzji w zakresie zatrudnienia, wynagradzania, oceny okresowej, awansu ani innych decyzji o istotnych skutkach.

4. Wskazówki przekazywane w Aplikacji mają charakter ogólnych praktyk higieny pracy i regeneracji, a nie interwencji terapeutycznych. Operator nie twierdzi, że Wskazówki leczą jakiekolwiek schorzenie ani że zapobiegają jego wystąpieniu.

5. Pracownik korzysta z Aplikacji dobrowolnie i ponosi odpowiedzialność za decyzje podejmowane na podstawie informacji uzyskanych w Aplikacji. Korzystanie z Aplikacji nie jest obowiązkiem pracowniczym i nie może być podstawą jakichkolwiek roszczeń Pracodawcy wobec Pracownika.

6. W sytuacji zagrożenia życia lub zdrowia albo kryzysu psychicznego Aplikacja wyświetla stały komunikat z numerami pomocy, o którym mowa w § 12 ust. 12 Regulaminu, i nie prowadzi rozmowy o charakterze terapeutycznym ani interwencji kryzysowej.

§ 4. Rodzaj i zakres Usług

1. Operator świadczy za pośrednictwem Aplikacji następujące Usługi na rzecz Pracownika: 1) Usługę Konta Pracownika; 2) Usługę Check-inów; 3) Usługę Asystenta; 4) Usługę Wskazówek i rekomendacji; 5) Usługę prowadzenia nawyków oraz notatek.

2. Operator świadczy za pośrednictwem Panelu Pracodawcy następujące Usługi na rzecz Pracodawcy: 1) zarządzanie organizacją, zespołami i Kodami Dołączenia; 2) dostęp do statystyk zagregowanych, na zasadach i z zastrzeżeniem progów określonych w § 9; 3) dostęp do ogólnych rekomendacji dla organizacji.

3. Usługi są świadczone w modelu dostarczania ciągłego, przez czas trwania Umowy.

4. Aplikacja może zawierać odesłania do zasobów osób trzecich (np. stron podmiotów pomocowych). Z zasobów tych Pracownik korzysta na własne ryzyko, po zapoznaniu się z regulaminem i polityką prywatności danego podmiotu. Operator nie odpowiada za treści osób trzecich.

5. Aplikacja oraz zgromadzone w niej treści podlegają ochronie na podstawie przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz o ochronie baz danych. Korzystanie z Aplikacji nie może naruszać słusznych interesów Operatora.

§ 5. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Aplikacji przez Pracownika niezbędne jest: 1) Urządzenie z dostępem do sieci Internet, wyposażone w system operacyjny: Android w wersji 6.0 lub nowszej albo iOS w wersji 15.0 lub nowszej; 2) korzystanie z aktualnej wersji sklepu Google Play albo App Store; 3) prawidłowe zainstalowanie Aplikacji na Urządzeniu.

2. Do korzystania z Panelu Pracodawcy niezbędne jest Urządzenie z dostępem do sieci Internet oraz aktualna wersja przeglądarki internetowej Chrome, Edge lub Safari.

3. Operator nie jest dostawcą usług transmisji danych. Koszty transmisji danych ponosi odpowiednio Pracownik albo Pracodawca we własnym zakresie.

4. Operator podejmuje środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia świadczonych Usług. Ze względu na publiczny charakter sieci Internet korzystający powinni stosować własne środki bezpieczeństwa (aktualne oprogramowanie, ochrona Urządzenia i danych logowania). Wszelkie nietypowe oznaki funkcjonowania Aplikacji mogą wskazywać na próbę bezprawnego działania osób trzecich i w takim wypadku Operator zaleca niezwłoczne przerwanie korzystania z Aplikacji.

5. Z Aplikacji można korzystać przez całą dobę, z zastrzeżeniem przerw, o których mowa w § 18 Regulaminu. Operator nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia wynikające z problemów technicznych Urządzenia lub łącza po stronie korzystającego.

§ 6. Konto Pracownika, rejestracja i zgody

1. Korzystanie z Usług przeznaczonych dla Pracownika wymaga utworzenia Konta Pracownika na podstawie Kodu Dołączenia udostępnionego przez Pracodawcę.

2. Konto Pracownika jest pseudonimowe. Przy zakładaniu Konta Pracownik podaje wyłącznie: 1) Nazwę Użytkownika — wybraną przez Pracownika, przy czym Aplikacja wyświetla komunikat informujący, że Nazwa Użytkownika nie powinna zawierać danych umożliwiających identyfikację Pracownika; 2) Hasło; 3) Kod Dołączenia; 4) preferowany język; 5) oświadczenie o ukończeniu 18 lat.

3. W procesie zakładania Konta generowany jest Kod Odzyskiwania. Operator nie zbiera adresu e-mail ani innych danych kontaktowych Pracownika. Odzyskanie dostępu do Konta Pracownika jest możliwe wyłącznie przy użyciu Kodu Odzyskiwania. Utrata Kodu Odzyskiwania i danych logowania może skutkować trwałą utratą dostępu do Konta Pracownika; Operator informuje o tym Pracownika przed zakończeniem rejestracji.

4. Operator nie zbiera od Pracownika: imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, stanowiska, identyfikatora pracowniczego, daty urodzenia, płci ani danych o lokalizacji.

5. Warunkiem utworzenia Konta Pracownika jest wykonanie dwóch odrębnych, niezaznaczonych domyślnie czynności: 1) akceptacja Regulaminu, którego treść jest udostępniona do pobrania w formacie PDF przed jej wyrażeniem; 2) wyrażenie wyraźnej zgody na przetwarzanie danych szczególnej kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, na zasadach opisanych w Polityce Prywatności.

6. Każda z czynności, o których mowa w ust. 5, jest odnotowywana w rejestrze zgód wraz z identyfikatorem Konta, rodzajem i wersją dokumentu, skrótem (hashem) dokumentu oraz znacznikiem czasu zapisu. Rejestr ten jest kryptograficznie zabezpieczony przed manipulacją. Bez wykonania obu czynności Konto Pracownika nie może zostać utworzone.

7. Umowa o świadczenie Usługi Konta Pracownika zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta i potwierdzenia rejestracji w Aplikacji, na czas nieoznaczony, w języku polskim.

8. Pracownik może posiadać tylko jedno aktywne Konto Pracownika, nie może udostępniać danych logowania osobom trzecim i ponosi odpowiedzialność za poprawność danych wprowadzanych do Aplikacji.

§ 7. Umowa z Pracodawcą — zawarcie, Panel, Kody Dołączenia

1. Umowa z Pracodawcą zostaje zawarta po akceptacji Regulaminu przy rejestracji organizacji w Panelu Pracodawcy (akceptacja jest odnotowywana wraz z wersją dokumentu), aktywacji Panelu Pracodawcy i uiszczeniu stosownej opłaty i uprawnia Pracodawcę do korzystania z Panelu Pracodawcy oraz do udostępnienia Aplikacji osobom ze swojej organizacji.

2. W ramach Panelu Pracodawcy tworzone są konta Administratorów Panelu oraz Menedżerów. Dla kont tych przetwarzane są: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail oraz rola. Pracodawca zapewnia, że osoby te są umocowane do działania w jego imieniu.

3. Pracodawca otrzymuje Kody Dołączenia i rozsyła je we własnym zakresie, własnymi kanałami. Pracodawca nie zna listy Pracowników korzystających z Aplikacji i nie ma możliwości ustalenia, którzy z jego pracowników utworzyli Konto Pracownika.

4. Panel Pracodawcy gromadzi: nazwę organizacji, nazwy zespołów, Kody Dołączenia, dane rozliczeniowe oraz log działań Administratorów Panelu.

5. Umowa z Pracodawcą zawierana jest na okres i podlega warunkom odpłatności określonym w § 8 oraz Cenniku.

§ 8. Płatności

1. Korzystanie z Aplikacji przez Pracownika jest bezpłatne. Pracownik nie ponosi z tytułu korzystania z Aplikacji żadnych opłat.

2. Odpłatność za udostępnienie Aplikacji ponosi wyłącznie Pracodawca, zgodnie z Cennikiem.

3. Wysokość opłat, okresy rozliczeniowe oraz zasady fakturowania określa Cennik.

4. Operator zastrzega prawo zmiany Cennika na przyszłość, z zachowaniem trybu i wyprzedzenia określonych w § 22 Regulaminu, bez wpływu na opłacone i trwające okresy rozliczeniowe.

§ 9. Obowiązki i zakazy Pracodawcy oraz statystyki zagregowane

1. Pracodawca przyjmuje do wiadomości, że Operator jest samodzielnym administratorem danych Pracownika, a Pracodawca nie jest administratorem ani współadministratorem tych danych i nie powierza Operatorowi ich przetwarzania.

2. Pracodawca za pośrednictwem Panelu Pracodawcy może uzyskać dostęp wyłącznie do: 1) tygodniowych statystyk zagregowanych (poziom obciążenia i obszary) dla zespołu lub organizacji — wyłącznie, gdy dane przekazało co najmniej 10 osób; 2) odsetka osób w wyższych Pasmach — wyłącznie dla całej organizacji i wyłącznie, gdy dane przekazało co najmniej 20 osób; 3) ogólnych rekomendacji dla organizacji.

3. Pracodawca nie uzyskuje dostępu do jakichkolwiek danych indywidualnych, w tym do informacji o tym, kto dołączył do Aplikacji, do odpowiedzi z Check-inów, treści rozmów z Asystentem, notatek, nawyków, zdarzeń kryzysowych ani do danych poniżej progów wskazanych w ust. 2. Pracodawca nie ma możliwości eksportu danych surowych.

4. Pracodawca zobowiązuje się, że: 1) nie będzie podejmował prób identyfikacji Pracowników korzystających z Aplikacji ani łączenia statystyk zagregowanych z konkretnymi osobami; 2) nie będzie wywierał na Pracowników nacisku w celu skłonienia ich do korzystania z Aplikacji; 3) nie będzie wiązał danych ani statystyk pochodzących z Aplikacji z oceną pracownika, jego wynagrodzeniem, awansem ani innymi decyzjami dotyczącymi zatrudnienia; 4) nie będzie żądał od Operatora danych indywidualnych Pracowników; 5) nie będzie żądał od Pracowników ujawnienia Nazwy Użytkownika, danych logowania ani Kodu Odzyskiwania, ani informacji o tym, czy i w jaki sposób korzystają z Aplikacji.

5. Naruszenie przez Pracodawcę któregokolwiek z zobowiązań, o których mowa w ust. 4, uprawnia Operatora do żądania zapłaty kary umownej w wysokości 10 000 zł za każde naruszenie, do zawieszenia dostępu Pracodawcy do Panelu Pracodawcy na czas wyjaśnienia sprawy oraz do rozwiązania Umowy z Pracodawcą ze skutkiem natychmiastowym. Zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość.

§ 10. Dane o Dobrostanie i poufność

1. Poufność Danych o Dobrostanie jest dla Operatora priorytetem. Rozmowy z Asystentem, notatki i wiadomości do Skrzynki są szyfrowane na poziomie Aplikacji, a pozostałe dane, w tym odpowiedzi z Check-inów, są chronione szyfrowaniem w spoczynku stosowanym przez dostawcę infrastruktury.

2. Pracownik jest wyłącznym dysponentem swoich Danych o Dobrostanie. Pracodawca nie ma do nich dostępu.

3. Pracownik może w każdej chwili wyeksportować lub usunąć swoje dane za pośrednictwem Aplikacji, na zasadach opisanych w Polityce Prywatności.

4. Notatki Pracownika nie są analizowane przez Operatora ani wykorzystywane do ustalania Pasma, rekomendacji ani w rozmowach z Asystentem.

5. Szczegółowe informacje o celach, podstawach, okresach przechowywania i odbiorcach danych, w tym o danych szczególnej kategorii, określa Polityka Prywatności.

6. W celach dowodowych oraz zabezpieczenia przed roszczeniami, Operator prowadzi log integralności, w którym zapisywany jest wyłącznie kryptograficzny odcisk (HMAC) wiadomości wygenerowanych przez Asystenta oraz znacznik czasu, bez gromadzenia treści samych wiadomości. Wpisy logu są przechowywane przez 3 lata od zapisu.

§ 11. Asystent — funkcja oparta na sztucznej inteligencji

1. W ramach Aplikacji Operator udostępnia Pracownikowi Asystenta - funkcję konwersacyjną opartą na systemie sztucznej inteligencji, służącą do udzielania ogólnych Wskazówek związanych z dobrostanem i organizacją pracy, w granicach określonych w § 12 Regulaminu.

2. Pracownik jest informowany, że wchodzi w interakcję z systemem sztucznej inteligencji. Informacja jest prezentowana w interfejsie Aplikacji najpóźniej w chwili pierwszej interakcji z Asystentem.

3. Asystent korzysta wyłącznie z następujących danych: bieżącej rozmowy, trzech ostatnich podsumowań rozmów, opisowej karty kontekstu utworzonej na podstawie Check-inów (bez wyniku liczbowego i bez Pasma, którą Pracownik może wyłączyć), aktywnych nawyków Pracownika oraz zamkniętego katalogu Wskazówek. Asystent nie korzysta z notatek Pracownika, z danych innych użytkowników, z danych Pracodawcy ani z zasobów sieci Internet.

4. Dostawcą modelu wykorzystywanego przez Asystenta jest Google (model z rodziny Gemini). Operator jest dostawcą systemu AI (Asystenta) w rozumieniu AI Act, integrującym jako dostawca niższego szczebla model ogólnego przeznaczenia, którego dostawcą jest Google. Obowiązek informacyjny o interakcji z systemem AI (art. 50 ust. 1 AI Act) Operator wykonuje jako dostawca.

5. Operator nie wykorzystuje treści wprowadzanych przez Pracownika do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Zgodnie z warunkami korzystania z płatnej usługi dostawcy modelu, dane przekazywane do modelu nie są wykorzystywane do trenowania modeli przez dostawcę.

6. Każda odpowiedź Asystenta przechodzi filtr bezpieczeństwa przed jej wyświetleniem. Karty Wskazówek prezentowane przez Asystenta pochodzą wyłącznie ze stałego katalogu Wskazówek (nie więcej niż 2 w jednej rozmowie). Odpowiedzi Asystenta w rozmowie są generowane przez model i podlegają ograniczeniom opisanym w § 12 ust. 10.

7. Wyniki działania Asystenta mają charakter ogólnych wskazówek i mogą być niedokładne lub niekompletne. Pracownik ponosi odpowiedzialność za decyzje podejmowane na ich podstawie. Postanowienia niniejszego ustępu współkształtują opis Usługi i nie ograniczają odpowiedzialności Operatora wobec Konsumenta za zgodność Usługi z Umową.

8. Zakazane jest korzystanie z Asystenta w celu: wykrywania elementów leżących u podstaw modeli lub algorytmów; automatycznego pobierania, zbierania lub wyodrębniania danych; tworzenia, trenowania lub ulepszania innych systemów sztucznej inteligencji.

§ 12. Mechanizm rekomendacji i Pasm

1. Pasmo ustalane jest wyłącznie na podstawie odpowiedzi Pracownika z Check-inów (skala 1–5). Aplikacja oblicza 9 czynników (w szczególności wyczerpanie, sen i regeneracja, obciążenie pracą, jasność priorytetów), średnią z ostatnich 14 dni oraz średnią ważoną, z niewielką premią za wyraźne pogorszenie względem poprzednich 4 tygodni.

2. Wynik przypisywany jest do jednego z czterech Pasm: low (poniżej 0,55), elevated (0,55–0,65), high (0,65–0,75) oraz critical (od 0,75). Progi są zapisane w wersjonowanej konfiguracji i podlegają kalibracji po 3 miesiącach okresu pilotażowego.

3. Na ustalenie Pasma nie mają wpływu: rozmowy z Asystentem, notatki, nawyki ani zgłoszenia kryzysowe.

4. Pasmo służy do statystyk zagregowanych dla Pracodawcy (§ 9 ust. 2). Pracownik nie widzi wyniku liczbowego ani nazwy Pasma. Wskazówki przedstawiane Pracownikowi są dobierane na podstawie jego odpowiedzi z Check-inów (obszary o najwyższym obciążeniu i ich zmiana w czasie) oraz historii prezentowanych Wskazówek. Jeżeli Operator rozszerzy dobór Wskazówek o Pasmo, w tym o sugestię kontaktu ze specjalistą dla Pasm high i critical, poinformuje o tym zgodnie z § 22 Regulaminu.

5. Pasmo nie jest diagnozą ani oceną Pracownika. Wynik nie jest przekazywany Pracodawcy indywidualnie, a wyłącznie w statystykach zagregowanych zgodnie z § 9 Regulaminu.

6. Ustalenie Pasma stanowi profilowanie w rozumieniu RODO, jednak nie wywołuje wobec Pracownika skutków prawnych ani nie wpływa w podobny sposób istotnie na jego sytuację w rozumieniu art. 22 RODO, ponieważ wynik nie jest udostępniany Pracodawcy indywidualnie i nie jest podstawą jakichkolwiek decyzji dotyczących zatrudnienia.

7. Wskazówki pochodzą wyłącznie ze stałego, wersjonowanego katalogu (np. krótka przerwa od ekranu, ćwiczenie oddechowe, rytuał końca dnia, stała pora snu, trzy priorytety na dzień, skrócenie spotkania, rozmowa z zaufaną osobą). Każda prezentowana Wskazówka ma identyfikator i wersję, co zapewnia jej audytowalność. Każda Wskazówka jest dostępna w 3 wariantach tonu wybieranych przez Pracownika, a treść Wskazówek jest stała i zatwierdzona.

8. Dobór Wskazówek następuje na podstawie reguł uwzględniających obszary o najwyższym obciążeniu w ostatnich 14 dniach, trend oraz historię prezentowanych Wskazówek.

9. Czynniki uwzględniane w Aplikacji odpowiadają wymiarom kwestionariusza Burnout Assessment Tool oraz modelowi wymagań i zasobów pracy (JD-R). Wskazówki stanowią ogólne praktyki higieny pracy i regeneracji, nie interwencje terapeutyczne.

10. Rekomendacje i Asystent nie obejmują i nie służą do: diagnozy oraz stosowania etykiet klinicznych, leczenia (w tym leków, suplementów i technik terapeutycznych), oceny osoby i jej pracy, porad w sporach pracowniczych, oceny innych osób; porad w istotnych decyzjach życiowych, ustalania celów dietetycznych i treningowych, interwencji kryzysowej.

11. W sprawach spornych związanych ze stosunkiem pracy Aplikacja kieruje Pracownika do właściwych podmiotów, w szczególności do działu HR, związków zawodowych, Państwowej Inspekcji Pracy lub prawnika.

12. W razie wykrycia sytuacji kryzysowej Aplikacja wyświetla stały komunikat zawierający numery: 112 (numer alarmowy), 800 70 2222 (Centrum Wsparcia dla Osób Dorosłych w Kryzysie Psychicznym) oraz 116 123 (telefon wsparcia emocjonalnego dla osób dorosłych) i nie prowadzi rozmowy o charakterze terapeutycznym.

§ 13. Obowiązki Pracownika; treści, notatki i nawyki

1. Pracownik zobowiązany jest korzystać z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami, z poszanowaniem praw Operatora i osób trzecich.

2. Zabronione jest w szczególności: 1) wprowadzanie do Aplikacji danych umożliwiających identyfikację Pracownika lub osób trzecich wbrew zasadzie pseudonimowości; 2) dostarczanie treści bezprawnych, obraźliwych, naruszających dobra osobiste lub prawa osób trzecich; 3) zakłócanie, przeciążanie lub utrudnianie funkcjonowania Aplikacji; 4) dostarczanie szkodliwego oprogramowania; 5) przeprowadzanie inżynierii wstecznej, dekompilacji lub innych prób odkrycia kodu źródłowego Aplikacji, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących uprawnień wynikających z art. 75 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych; 6) zakładanie więcej niż jednego Konta Pracownika lub udostępnianie danych logowania.

3. Nawyki i notatki służą wyłącznemu użytkowi Pracownika. Notatki nie są analizowane przez Operatora.

4. Pracownik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Operatora, za pośrednictwem Skrzynki, o każdym przypadku naruszenia jego praw lub praw osób trzecich w związku z korzystaniem z Aplikacji.

§ 14. Dostarczenie Usługi, aktualizacje i zmiana Usługi

1. Operator dostarcza Usługę niezwłocznie po zawarciu Umowy. Usługę uważa się za dostarczoną Pracownikowi z chwilą udostępnienia mu dostępu do Aplikacji lub Konta Pracownika.

2. Operator informuje Pracownika o aktualizacjach, w tym aktualizacjach zabezpieczeń i dostarcza je przez czas trwania Umowy. Informacja o aktualizacji zawiera pouczenie o skutkach jej niezainstalowania. Operator nie ponosi odpowiedzialności za brak zgodności Usługi z Umową wynikający wyłącznie z niezainstalowania przez Pracownika w rozsądnym czasie aktualizacji, o której i o której skutkach został poinformowany, chyba że wynikało to z błędów w dostarczonej instrukcji.

3. Operator może zmienić Usługę dostarczaną w sposób ciągły, w zakresie wykraczającym poza zachowanie jej zgodności z Umową, wyłącznie z uzasadnionych przyczyn: 1) dostosowania do zmienionego środowiska technicznego (nowe wersje systemów operacyjnych lub Urządzeń); 2) podniesienia poziomu bezpieczeństwa lub usunięcia podatności; 3) zmiany przepisów prawa lub rozstrzygnięcia organu; 4) zwiększenia liczby lub jakości funkcji Aplikacji; 5) zaprzestania świadczenia przez podmiot trzeci usługi wykorzystywanej do świadczenia Usługi, w tym dostawcę modelu sztucznej inteligencji lub dostawcę infrastruktury.

4. Zmiana, o której mowa w ust. 3, nie wiąże się z kosztami po stronie Pracownika. Jeżeli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na dostęp Pracownika do Usługi lub korzystanie z niej, Operator informuje o tym na Trwałym Nośniku z odpowiednim wyprzedzeniem, a Pracownik będący Konsumentem może wypowiedzieć Umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia w ciągu 30 dni, chyba że Operator zapewnił mu bez dodatkowych kosztów możliwość zachowania Usługi w postaci niezmienionej i zgodnej z Umową.

§ 15. Reklamacje i odpowiedzialność za zgodność Usług z Umową

1. Operator ponosi odpowiedzialność wobec Pracownika będącego Konsumentem za brak zgodności Usługi z Umową na zasadach określonych w rozdziale 5b ustawy o prawach konsumenta.

2. Reklamację można złożyć za pośrednictwem Skrzynki w Aplikacji albo na adres poczty elektronicznej Operatora wiktoria.szitenhelm@gmail.com.

3. Reklamacja powinna zawierać Nazwę Użytkownika, opis nieprawidłowości, datę jej wystąpienia oraz żądanie Pracownika. Wskazanie tych informacji ułatwia rozpatrzenie reklamacji, lecz nie jest warunkiem jej rozpatrzenia. Operator nie wymaga w reklamacji podania imienia, nazwiska ani adresu e-mail Pracownika.

4. Operator rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi na Trwałym Nośniku w terminie 14 dni od jej otrzymania. Odpowiedź jest przekazywana za pośrednictwem Skrzynki albo, jeżeli Pracownik złożył reklamację e-mailem, na wskazany przez niego adres.

5. Odpowiedzialność Operatora za brak zgodności Usługi z Umową obejmuje brak zgodności występujący w czasie dostarczania Usługi i ujawniony w tym czasie. Ze względu na bezpłatny charakter Usługi dla Pracownika, uprawnienia polegające na obniżeniu ceny oraz zwrocie ceny nie znajdują zastosowania; Pracownikowi przysługują pozostałe uprawnienia z rozdziału 5b ustawy o prawach konsumenta, w tym doprowadzenie Usługi do zgodności z Umową.

§ 16. Prawo odstąpienia od Umowy przez Pracownika

1. Pracownik będący Konsumentem, który zawarł Umowę na odległość, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów. Termin biegnie od dnia zawarcia Umowy.

2. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem. Oświadczenie można złożyć za pośrednictwem Skrzynki, na adres poczty elektronicznej Operatora wiktoria.szitenhelm@gmail.com albo przy użyciu wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu. Skorzystanie z formularza nie jest obowiązkowe.

3. Operator niezwłocznie potwierdza otrzymanie oświadczenia o odstąpieniu.

4. Niezależnie od prawa odstąpienia, Pracownik może w każdej chwili rozwiązać Umowę przez usunięcie Konta Pracownika oraz wyeksportować lub usunąć swoje dane, zgodnie z § 10 i Polityką Prywatności.

§ 17. Rozwiązanie Umowy

1. Pracownik może w każdym czasie rozwiązać Umowę o świadczenie Usługi Konta Pracownika przez usunięcie Konta w Aplikacji, ze skutkiem natychmiastowym.

2. Operator może wypowiedzieć Umowę z Pracownikiem z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, a w przypadku naruszenia przez Pracownika Regulaminu, przepisów prawa lub dobrych obyczajów - ze skutkiem natychmiastowym. Operator informuje Pracownika o wypowiedzeniu za pośrednictwem Skrzynki.

3. Postępowanie z danymi Pracownika po rozwiązaniu Umowy określa Polityka Prywatności.

4. Umowa z Pracodawcą może zostać rozwiązana na zasadach w niej określonych oraz w § 9 ust. 5 Regulaminu. Rozwiązanie Umowy z Pracodawcą nie powoduje samoistnego rozwiązania Umów z Pracownikami. Jeżeli Umowa z Pracodawcą wygasła, została rozwiązana albo Pracodawca nie uiścił należnej opłaty, Operator zawiesza dostęp Pracowników danej organizacji do Check-inów, Asystenta, Wskazówek i nawyków po upływie okresu karencji: 14 dni od nieudanej płatności za kolejny okres albo 3 dni od zakończenia opłaconego okresu Umowy zawartej na czas określony. Zawieszenie nie usuwa danych Pracownika. Pracownik zachowuje dostęp do Konta w zakresie umożliwiającym pobranie lub usunięcie danych, wycofanie zgód i zapoznanie się z dokumentami. Po opłaceniu przez Pracodawcę dostęp wraca do tego samego Konta. Operator nie jest zobowiązany do świadczenia Usług Pracownikowi na własny koszt po upływie okresu karencji. Dane organizacji po zakończeniu Umowy z Pracodawcą Operator usuwa na zasadach określonych w Polityce Prywatności.

§ 18. Odpowiedzialność

1. Operator świadczy Usługi z należytą starannością. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności Operatora wobec Pracownika będącego Konsumentem w zakresie, w jakim wynika ona z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym z rozdziału 5b ustawy o prawach konsumenta.

2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za stan zdrowia lub samopoczucie Pracownika ani za decyzje podejmowane przez Pracownika na podstawie informacji uzyskanych w Aplikacji, w tym Wskazówek i odpowiedzi Asystenta, z zastrzeżeniem ust. 1. Aplikacja jest narzędziem wspierającym, a nie narzędziem diagnostycznym, leczniczym ani terapeutycznym.

3. Operator może przeprowadzać prace konserwacyjne powodujące czasowe ograniczenie dostępności Aplikacji. O planowanych pracach Operator informuje z wyprzedzeniem, chyba że konieczność ich przeprowadzenia wynika z zagrożenia bezpieczeństwa. Operator dokłada starań, aby łączny czas niedostępności był możliwie krótki i nie przekraczał 6 godzin jednorazowo. Niedostępność z tych przyczyn nie stanowi naruszenia Umowy.

4. Operator nie ponosi odpowiedzialności za skutki nieprzestrzegania przez korzystających wymagań technicznych, za problemy techniczne Urządzeń lub łącza po stronie korzystającego ani za skutki udostępnienia przez Pracownika danych logowania osobom trzecim.

5. W stosunkach z Pracodawcą (podmiotem niebędącym Konsumentem): 1) odpowiedzialność Operatora ogranicza się do szkody rzeczywistej i nie obejmuje utraconych korzyści; 2) łączna odpowiedzialność Operatora z tytułu Umowy z Pracodawcą jest ograniczona do kwoty 1.000 PLN; 3) ograniczenia z pkt 1 i 2 nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie.

6. Operator nie ponosi odpowiedzialności wobec Pracowników za sposób, w jaki Pracodawca udostępnia Aplikację swojej organizacji, ani za naruszenie przez Pracodawcę zobowiązań z § 9 Regulaminu. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności wobec Pracowników za treść i działanie Usług świadczonych przez Operatora; Pracodawca nie jest stroną Umowy między Operatorem a Pracownikiem.

§ 19. Własność intelektualna

1. Aplikacja, jej kod, interfejs, struktura, bazy danych, katalog Wskazówek, elementy graficzne i oznaczenia stanowią przedmiot praw wyłącznych Operatora albo są przez niego wykorzystywane na podstawie odpowiednich uprawnień. Know-how i rozwiązania zastosowane w Aplikacji stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Operatora.

2. Z chwilą zawarcia Umowy Operator udziela — odpowiednio Pracownikowi albo Pracodawcy — niewyłącznej, nieprzenoszalnej i niezbywalnej licencji na korzystanie z Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem i Regulaminem, na czas trwania Umowy, bez prawa udzielania sublicencji. Licencja obejmuje zwielokrotnianie Aplikacji w zakresie niezbędnym do jej uruchomienia i działania na Urządzeniu.

3. Znaki towarowe, nazwy handlowe i logotypy Operatora mogą być wykorzystywane wyłącznie za jego uprzednią zgodą.

4. W przypadku naruszenia praw osób trzecich na skutek działania korzystającego, ponosi on odpowiedzialność wobec Operatora na zasadach ogólnych oraz zobowiązany jest do naprawienia szkody poniesionej przez Operatora w związku z takim naruszeniem.

§ 20. Dane osobowe

1. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO oraz Polityką Prywatności. Szczegółowe informacje o celach, podstawach prawnych, kategoriach danych, okresach przechowywania, odbiorcach i prawach osób, których dane dotyczą, w tym o danych szczególnej kategorii (art. 9 RODO), zawiera Polityka Prywatności.

2. Operator jest samodzielnym administratorem danych Pracownika. W odniesieniu do danych Administratorów Panelu i Menedżerów role administratorów danych określa Polityka Prywatności. Pracodawca nie powierza Operatorowi przetwarzania danych Pracowników i nie jest ich administratorem ani współadministratorem.

3. Operator korzysta z podmiotów przetwarzających, w szczególności dostawcy modelu sztucznej inteligencji, dostawcy bazy danych oraz dostawcy hostingu, na podstawie umów powierzenia przetwarzania; szczegóły określa Polityka Prywatności.

§ 21. Pozasądowe rozwiązywanie sporów konsumenckich

1. Pracownik będący Konsumentem może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności: 1) zwrócić się do powiatowego lub miejskiego rzecznika konsumentów o bezpłatną pomoc prawną; 2) zwrócić się do organizacji społecznej, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów; 3) wystąpić z wnioskiem o rozpoznanie sprawy przez stały sąd polubowny przy wojewódzkim inspektorze Inspekcji Handlowej; 4) wystąpić z wnioskiem o wszczęcie mediacji prowadzonej przez wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej; 5) skorzystać z pomocy Europejskiego Centrum Konsumenckiego — w sporach transgranicznych.

2. Skorzystanie z pozasądowych sposobów jest dobrowolne i wymaga zgody obu stron. Wykaz podmiotów uprawnionych prowadzi Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów i udostępnia go na stronie internetowej Urzędu.

3. Operator nie zobowiązuje się do korzystania z pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich; stanowisko w tej sprawie przekazuje Konsumentowi po nieuwzględnieniu reklamacji.

§ 22. Zmiana Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin wyłącznie z ważnych przyczyn, którymi są: 1) zmiana przepisów prawa mająca wpływ na treść Regulaminu lub sposób świadczenia Usług; 2) wydanie rozstrzygnięcia organu lub orzeczenia sądu mającego wpływ na treść Regulaminu; 3) zmiana zakresu lub sposobu świadczenia Usług, w tym wprowadzenie nowych Usług, zmiana ich funkcji lub zaprzestanie świadczenia niektórych z nich; 4) zmiana wymagań technicznych; 5) konieczność przeciwdziałania nadużyciom, poprawy bezpieczeństwa lub usunięcia podatności, w tym zmiana dostawcy modelu sztucznej inteligencji lub dostawcy infrastruktury; 6) zmiana danych Operatora, danych kontaktowych lub usunięcie oczywistych omyłek pisarskich; 7) zmiana zasad rozliczeń lub Cennika w zakresie dotyczącym Pracodawcy.

2. Operator informuje o zmianie Regulaminu na Trwałym Nośniku - wobec Pracownika za pośrednictwem Skrzynki, a wobec Pracodawcy na wskazany przez niego adres - wskazując treść zmian, przyczynę oraz datę wejścia w życie, co najmniej 15 dni przed tą datą.

3. Adresat, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście jej w życie. Oświadczenie o wypowiedzeniu Pracownik składa za pośrednictwem Skrzynki lub poprzez usunięcie Konta, natomiast Pracodawca – w sposób przewidziany dla doręczania oświadczeń Pracodawcy. Brak wypowiedzenia w tym terminie oznacza akceptację zmienionego Regulaminu.

4. Operator może zmienić Regulamin bez zachowania terminu z ust. 2, jeżeli obowiązek prawny lub regulacyjny uniemożliwia dotrzymanie tego terminu.

5. Do zmiany zakresu Usługi dostarczanej w sposób ciągły stosuje się § 14 ust. 3–4 Regulaminu.

§ 23. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 14 października 2026 r.

2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej.

3. Wybór prawa polskiego nie pozbawia Pracownika będącego Konsumentem ochrony przyznanej mu na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa jego zwykłego pobytu.

4. Spory z Pracodawcą rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora. Spory z Pracownikiem będącym Konsumentem rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.

5. Materiały informacyjne i promocyjne dotyczące Aplikacji mają charakter informacyjny; wiążącą moc mają postanowienia Regulaminu.

6. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy; w miejsce postanowienia nieważnego lub bezskutecznego stosuje się właściwe przepisy prawa oraz postanowienie im najbliższe.

7. Pracownik ani Pracodawca nie może przenieść praw i obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez uprzedniej zgody Operatora wyrażonej w formie dokumentowej, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU — WZÓR FORMULARZA ODSTĄPIENIA OD UMOWY

(formularz należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od Umowy)

Adresat: WellKey Wiktoria Szitenhelm, ul. Lubelska 44B, 10-409 Olsztyn, adres e-mail: wiktoria.szitenhelm@gmail.com.

Ja niżej podpisany(-a) niniejszym informuję o odstąpieniu od Umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w ramach Aplikacji WellKey.

Data zawarcia Umowy: ................................................................

Nazwa Użytkownika w Aplikacji: ...............................................

Data: ..........................................

Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ..........................................