Polityka prywatności WellKey

POLITYKA PRYWATNOŚCI APLIKACJI WELLKEY

Poufność danych osób korzystających z Aplikacji WellKey jest dla Operatora priorytetem. Aplikacja opiera się na zasadzie pseudonimowości Pracownika: Operator nie zbiera imienia i nazwiska, adresu e-mail ani innych danych pozwalających bezpośrednio zidentyfikować Pracownika, a Pracodawca otrzymuje wyłącznie zagregowane, pozbawione możliwości identyfikacji statystyki. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, jakie dane przetwarzamy, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej, jak długo i komu je udostępniamy oraz jakie prawa Ci przysługują.

1. Informacje wstępne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej „Polityka") określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Aplikacji WellKey oraz Panelu Pracodawcy.

1.2. Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane odmiennie w Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Aplikacji WellKey (dalej „Regulamin").

1.3. Na potrzeby Polityki przyjmuje się ponadto, że: • Administrator — Operator, występujący jako administrator danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO; • Podmiot Danych — osoba fizyczna, której dane dotyczą, w szczególności Pracownik, Administrator Panelu oraz Menedżer; • Administrator Panelu — Właściciel albo Administrator organizacji w Panelu Pracodawcy; • PUODO — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych; • RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1.4. Polityka jest wykonaniem obowiązku informacyjnego z art. 13 i art. 14 RODO i nie stanowi źródła zobowiązań dla Podmiotu Danych.

2. Administrator danych i dane kontaktowe

2.1. Administratorem danych osobowych jest Wiktoria Szitenhelm, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą WellKey Wiktoria Szitenhelm z siedzibą przy ul. Lubelskiej 44B, 10-409 Olsztyn, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP: 7394029933, REGON: 544119725. Kontakt w sprawach danych osobowych: za pośrednictwem Skrzynki w Aplikacji (dla Pracownika), pod adresem e-mail wiktoria.szitenhelm@gmail.com oraz pisemnie na adres siedziby Operatora.

2.2. Operator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się z Operatorem w sposób wskazany w pkt 2.1.

3. Rola Operatora i brak udziału Pracodawcy w danych Pracownika

3.1. Operator jest samodzielnym administratorem danych Pracownika. Operator jest również administratorem danych Administratorów Panelu i Menedżerów w zakresie niezbędnym do udostępnienia Panelu Pracodawcy.

3.2. Pracodawca nie jest administratorem ani współadministratorem danych Pracownika, nie powierza Operatorowi ich przetwarzania i nie uzyskuje do nich dostępu. W zakresie danych Pracownika nie zachodzi współadministrowanie w rozumieniu art. 26 RODO ani powierzenie przetwarzania w rozumieniu art. 28 RODO pomiędzy Operatorem a Pracodawcą.

3.3. Pracodawca za pośrednictwem Panelu Pracodawcy otrzymuje wyłącznie statystyki zagregowane, pozbawione możliwości identyfikacji Podmiotu Danych, to jest: • tygodniowe agregaty poziomu obciążenia i obszarów dla zespołu lub organizacji — wyłącznie gdy dane przekazało co najmniej 10 osób; • kwartalne podsumowanie dla organizacji — wyłącznie gdy dane przekazało co najmniej 10 różnych osób; • odsetek osób w wyższych Pasmach — wyłącznie dla całej organizacji i wyłącznie gdy dane przekazało co najmniej 20 osób; • w małych organizacjach — przedział, w którym mieści się liczba osób uczestniczących w raportowaniu, a nie ich dokładna liczba; • dla zespołu — wyłącznie informację dwustanową, czy zespół osiągnął 5 aktywnych powiązań (bez liczby osób i bez wskazania, kto należy do zespołu); • szablonowe rekomendacje dla organizacji.

3.4. Pracodawca nie otrzymuje jakichkolwiek danych indywidualnych, w tym informacji o tym, kto dołączył do Aplikacji, odpowiedzi z Check-inów, treści rozmów z Asystentem, notatek, nawyków ani zdarzeń kryzysowych. Pracodawca nie ma możliwości eksportu danych surowych.

4. Cele przetwarzania, podstawy prawne, zakres danych i okresy przechowywania

4.1. Dla każdego celu wskazujemy osobno: kategorie danych, podstawę prawną z art. 6 RODO, w stosownych przypadkach warunek z art. 9 ust. 2 RODO, okres przechowywania oraz źródło danych.

4.2. Dane Pracownika.

Cel: Założenie i prowadzenie Konta Pracownika Kategorie danych: Nazwa Użytkownika, skrót (hash) Hasła, skrót Kodu Odzyskiwania, Kod Dołączenia (kod organizacji i, jeżeli został podany, kod zespołu), język, oświadczenie o ukończeniu 18 lat Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b — niezbędność do wykonania Umowy Warunek z art. 9 RODO: nie dotyczy Okres przechowywania: przez czas posiadania Konta; po jego usunięciu dane Konta usuwamy niezwłocznie (pozostają wyłącznie rejestr zgód i log integralności opisane poniżej; kopie zapasowe dostawcy bazy danych wygasają automatycznie w cyklu retencji dostawcy, obecnie 7 dni) Źródło: od Ciebie

Cel: Powiązanie Konta z organizacją i zespołem Kategorie danych: pseudonim ograniczony do zakresu organizacji, sposób dołączenia, data ostatniego potwierdzenia udziału w raportowaniu, bieżący zespół Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b Warunek z art. 9 RODO: nie dotyczy Okres przechowywania: do usunięcia Konta albo do usunięcia danych organizacji po zakończeniu jej subskrypcji (pkt 4.3) Źródło: od Ciebie / z systemu

Cel: Check-iny oraz ustalanie Wskazówek i Pasma Kategorie danych: odpowiedzi w skali 1–5, główny czynnik obciążenia, data (bez godziny) Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b Warunek z art. 9 RODO: art. 9 ust. 2 lit. a — Twoja wyraźna zgoda Okres przechowywania: 24 miesiące od zarejestrowania Check-inu Źródło: od Ciebie

Cel: Wyniki indywidualne (migawki), na podstawie których ustalamy obszary obciążenia i Pasmo Kategorie danych: poziomy obszarów obciążenia, wskazanie trendu, Pasmo, data wyniku (przetwarzane po stronie Operatora, bez udziału modelu sztucznej inteligencji) Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b Warunek z art. 9 RODO: art. 9 ust. 2 lit. a — Twoja wyraźna zgoda Okres przechowywania: 24 miesiące od daty wyniku; wcześniej — do usunięcia Konta lub wycofania zgody Źródło: z systemu, na podstawie Twoich Check-inów

Cel: Korzystanie z Asystenta (czat) Kategorie danych: treść wiadomości (szyfrowana), podsumowania rozmów, ustawienia Asystenta (styl rozmowy, okres przechowywania) Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b Warunek z art. 9 RODO: art. 9 ust. 2 lit. a — w zakresie, w jakim treść dotyczy dobrostanu Okres przechowywania: wiadomości — domyślnie 30 dni (możesz skrócić); 5 ostatnich podsumowań; ustawienia — do usunięcia Konta Źródło: od Ciebie

Cel: Prowadzenie nawyków Kategorie danych: nazwa nawyku, daty wykonania Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b Warunek z art. 9 RODO: nie dotyczy Okres przechowywania: do usunięcia przez Ciebie lub usunięcia Konta Źródło: od Ciebie

Cel: Notatki Kategorie danych: treść notatek (szyfrowana, nieanalizowana, niedostępna dla Asystenta) Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b Warunek z art. 9 RODO: art. 9 ust. 2 lit. a — jeżeli samodzielnie wprowadzisz dane o zdrowiu Okres przechowywania: do usunięcia przez Ciebie Źródło: od Ciebie

Cel: Komunikacja z Operatorem (Skrzynka w Aplikacji): zgłoszenia, reklamacje, wnioski dotyczące danych oraz informacje Operatora dla Ciebie Kategorie danych: kategoria wiadomości, treść Twoich wiadomości i odpowiedzi Operatora (szyfrowana), data; wiadomości są powiązane z Twoim Kontem (pseudonimem), nie z imieniem i nazwiskiem ani adresem e-mail Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b, art. 6 ust. 1 lit. c (obsługa reklamacji i wniosków) oraz art. 6 ust. 1 lit. f Warunek z art. 9 RODO: nie dotyczy (prosimy nie wpisywać w Skrzynce danych o zdrowiu) Okres przechowywania: przez czas posiadania Konta; możesz usunąć własne wiadomości; po usunięciu Konta wiadomości usuwamy Źródło: od Ciebie / od Operatora

Cel: Rejestr zgód i akceptacji Kategorie danych: identyfikator Konta, rodzaj i wersja dokumentu, skrót dokumentu, znacznik czasu Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 5 ust. 2 RODO (rozliczalność) oraz art. 6 ust. 1 lit. f Warunek z art. 9 RODO: nie dotyczy Okres przechowywania: przez czas posiadania Konta, a po jego usunięciu przez 3 lata (wykazanie spełnienia obowiązków i obrona przed roszczeniami) Źródło: od Ciebie / z systemu

Cel: Bezpieczeństwo Usługi i obrona przed roszczeniami — log integralności Kategorie danych: skrót (HMAC) wiadomości Asystenta oraz znacznik czasu, bez treści wiadomości Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. f — obrona przed roszczeniami i wykazanie treści komunikatów Warunek z art. 9 RODO: nie dotyczy Okres przechowywania: 3 lata od zapisu; wpisy starsze usuwamy okresowo Źródło: z systemu

Cel: Sesje i bezpieczeństwo techniczne Kategorie danych: rodzina tokenów sesji i etykieta urządzenia; jednorazowy skrót kryptograficzny (z adresu sieciowego, ścieżki i metody żądania) służący wyłącznie do ograniczania liczby żądań; dzienne liczniki zbiorcze bez identyfikatora Konta (zdarzenia kryzysowe, błędy serwera i Aplikacji, nieudane logowania i rejestracje, wersje Aplikacji, czasy odpowiedzi serwera w przedziałach); nie zapisujemy adresów IP ani w postaci czytelnej, ani skróconej do części adresu Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. f — wykrywanie nadużyć i zapewnienie dostępności Warunek z art. 9 RODO: nie dotyczy Okres przechowywania: rodzina tokenów sesji wygasa po 7 dniach, unieważnione sesje usuwamy po 30 dniach; skróty do ograniczania żądań — do dnia po wygaśnięciu limitu (okno limitu trwa od minuty do godziny); dostawca hostingu przechowuje techniczne logi żądań przez krótki okres ustalany przez siebie; dzienne liczniki zbiorcze — 400 dni Źródło: z Twojego Urządzenia / z systemu

Cel: Tworzenie statystyk zagregowanych dla Pracodawcy Kategorie danych: dane z Check-inów przetwarzane do postaci zagregowanej (progi 10/20) Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f Warunek z art. 9 RODO: art. 9 ust. 2 lit. a — w zakresie danych wejściowych Okres przechowywania: do czasu wygenerowania agregatu; wynik udostępniany Pracodawcy jest anonimowy Źródło: od Ciebie

4.3. Dane Pracodawcy, Administratorów Panelu i Menedżerów.

Cel: Prowadzenie kont Administratorów Panelu i Menedżerów Kategorie danych: imię i nazwisko (jeżeli zostało podane), służbowy adres e-mail, rola Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie Umowy z Pracodawcą) oraz art. 6 ust. 1 lit. f (umożliwienie Pracodawcy zarządzania dostępem) Okres przechowywania: przez czas trwania Umowy z Pracodawcą i utrzymywania konta oraz 30 dni po jej zakończeniu (po zakończeniu subskrypcji), po czym dane osobowe organizacji usuwamy Źródło: imię i nazwisko — od Ciebie; e-mail i rola — od Pracodawcy

Cel: Zarządzanie organizacją i Panelem Kategorie danych: nazwa organizacji, nazwy zespołów, Kody Dołączenia, zaproszenia (adres e-mail zapraszanej osoby, kod zaproszenia w postaci zaszyfrowanej) Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b Okres przechowywania: przez czas trwania Umowy z Pracodawcą oraz 30 dni po jej zakończeniu; zaproszenia — do wygaśnięcia lub wykorzystania Źródło: od Pracodawcy

Cel: Rozliczenia i dokumentacja księgowa Kategorie danych: dane rozliczeniowe Pracodawcy, dane dokumentu Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny Okres przechowywania: 5 lat, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej); dokumenty rozliczeniowe zachowujemy także po usunięciu pozostałych danych organizacji Źródło: od Pracodawcy

Cel: Log działań Administratorów Panelu Kategorie danych: identyfikator konta, rodzaj i czas czynności Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. f — bezpieczeństwo i rozliczalność Okres przechowywania: 12 miesięcy Źródło: z systemu

Cel: Zawarcie Umowy z Pracodawcą: rejestr akceptacji Regulaminu przy rejestracji organizacji Kategorie danych: identyfikator organizacji i konta w Panelu, rodzaj, wersja i skrót dokumentu, znacznik czasu Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f (wykazanie zawarcia Umowy) Okres przechowywania: przez czas trwania Umowy z Pracodawcą oraz 3 lata po jej zakończeniu Źródło: od Pracodawcy / z systemu

Cel: Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń Kategorie danych: zapisy rozliczeniowe (płatności, zdarzenia subskrypcji) oraz korespondencja prowadzona poza Aplikacją Podstawa z art. 6 RODO: art. 6 ust. 1 lit. f Okres przechowywania: 3 lata od zakończenia Umowy z Pracodawcą (zapisy będące dokumentami księgowymi — zgodnie z okresem wskazanym wyżej) Źródło: od Pracodawcy / z systemu

4.4. Przetwarzanie na danych zanonimizowanych i zbiorczych. Do kalibracji progów Pasm wykorzystujemy wyłącznie zanonimizowane rozkłady wyników. Nie stosujemy zewnętrznych narzędzi analitycznych ani śledzących. Do utrzymania działania Aplikacji i oceny jej użycia korzystamy z anonimowych liczników zbiorczych, które nie zawierają identyfikatora Konta, sesji ani adresu sieciowego: dziennych liczników zdarzeń kryzysowych, błędów serwera i Aplikacji, nieudanych logowań i rejestracji, wersji Aplikacji w użyciu oraz zbiorczych liczb Kont, Check-inów, rozmów z Asystentem i nawyków. Liczby dotyczące osób są pokazywane Operatorowi dopiero od 10 osób. Dla każdego Pracodawcy Operator widzi liczbę osób, które dołączyły do Aplikacji (od 10 osób), oraz liczbę osób zadeklarowaną przez Pracodawcę; nie widzi dla Pracodawcy ani dla zespołu żadnych odpowiedzi, wyników ani aktywności pojedynczych osób. Testy bezpieczeństwa prowadzimy wyłącznie na rozmowach syntetycznych, nigdy na rzeczywistych rozmowach Pracowników. W zakresie, w jakim dane zostały nieodwracalnie zanonimizowane, nie stanowią one danych osobowych i nie podlegają RODO.

4.5. Prawnie uzasadnione interesy. Tam, gdzie podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, naszym prawnie uzasadnionym interesem jest: wykrywanie nieuprawnionego dostępu i nadużyć oraz zapewnienie dostępności Usługi; możliwość wykazania treści komunikatów i wykonania Umowy w razie sporu (log integralności); umożliwienie Pracodawcy bezpiecznego zarządzania dostępem w Panelu.

4.6. Dane, których nie otrzymaliśmy od Ciebie (dotyczy Administratorów Panelu i Menedżerów). Adres e-mail i rolę Administratorów Panelu i Menedżerów pozyskujemy od Pracodawcy, który udostępnia je w celu utworzenia kont w Panelu Pracodawcy; imię i nazwisko Menedżer podaje samodzielnie przy dołączaniu do Panelu. Przetwarzamy te dane w celach i na podstawach wskazanych w pkt 4.3. Informację tę przekazujemy zgodnie z art. 14 RODO.

5. Dane o Dobrostanie (dane szczególnej kategorii)

5.1. W ramach Aplikacji przetwarzamy Dane o Dobrostanie — informacje o Twoim samopoczuciu i obciążeniu, wprowadzane w ramach Check-inów, a także treści rozmów z Asystentem i notatki w zakresie, w jakim dotyczą Twojego dobrostanu. Dane te mogą stanowić dane dotyczące zdrowia, to jest dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, objęte dodatkową ochroną.

5.2. Do Danych o Dobrostanie stosujemy dwie podstawy jednocześnie: podstawę ogólną z art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do świadczenia zamówionej przez Ciebie Usługi) oraz warunek uchylenia zakazu z art. 9 ust. 2 lit. a RODO (Twoja wyraźna zgoda).

5.3. Zgoda na przetwarzanie Danych o Dobrostanie jest: odrębna od akceptacji Regulaminu i od pozostałych zgód; wyrażana osobną, niezaznaczoną domyślnie czynnością; możliwa do wycofania w każdej chwili w sposób równie łatwy jak jej wyrażenie — za pośrednictwem ustawienia Aplikacji, rejestrowana wraz z wersją dokumentu, jego skrótem (hashem) i znacznikiem czasu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO). Wycofanie zgody uniemożliwia dalsze korzystanie z funkcji opartych na Danych o Dobrostanie. Wycofanie zgody powoduje usunięcie objętych nią danych (Check-inów, wyników, rekomendacji i rozmów); Konto, notatki i nawyki pozostają.

5.4. Aplikacja nie przetwarza danych biometrycznych. Nie przetwarzamy nagrań głosu, wizerunku ani innych cech fizycznych poddawanych przetwarzaniu technicznemu umożliwiającemu jednoznaczną identyfikację osoby w rozumieniu art. 4 pkt 14 RODO.

5.5. Dane o Dobrostanie nie są przekazywane Pracodawcy indywidualnie i nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Ciebie decyzji w zakresie zatrudnienia.

6. Sztuczna inteligencja

6.1. Nie wykorzystujemy Twoich treści, w tym rozmów z Asystentem, Check-inów ani notatek, do trenowania ani dostrajania modeli sztucznej inteligencji. Zgodnie z warunkami płatnej usługi dostawcy modelu, dane przekazywane do modelu nie są wykorzystywane przez dostawcę do trenowania modeli. Dostawcą modelu wykorzystywanego przez Asystenta jest Google (model z rodziny Gemini). Operator jest dostawcą systemu AI (Asystenta) w rozumieniu AI Act, integrującym jako dostawca niższego szczebla model ogólnego przeznaczenia, którego dostawcą jest Google. Obowiązek informacyjny o interakcji z systemem AI (art. 50 ust. 1 AI Act) Operator wykonuje jako dostawca.

6.2. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Ustalenie Pasma stanowi profilowanie, jednak Pasmo służy wyłącznie statystykom zagregowanym dla Pracodawcy, a Wskazówki, które Ci przedstawiamy, dobieramy na podstawie Twoich odpowiedzi z Check-inów. Wynik nie jest prezentowany Pracodawcy indywidualnie i nie jest podstawą decyzji dotyczących zatrudnienia. Nie widzisz wyniku liczbowego ani nazwy Pasma.

6.3. Informację o tym, że wchodzisz w interakcję z systemem sztucznej inteligencji, przekazujemy w interfejsie Aplikacji najpóźniej w chwili pierwszej interakcji z Asystentem.

7. Odbiorcy danych

7.1. Twoje dane możemy udostępniać następującym kategoriom odbiorców: • Google (Gemini) — dostawca modelu sztucznej inteligencji; podmiot przetwarzający; • Supabase — dostawca bazy danych (region UE, Irlandia); podmiot przetwarzający; • Vercel — dostawca hostingu (region funkcji UE, Dublin); podmiot przetwarzający; • Stripe — obsługa płatności Pracodawców (nie Pracowników); odrębny administrator.

7.2. Podmiotom przetwarzającym powierzamy dane na podstawie umów powierzenia spełniających wymagania art. 28 RODO; działają one wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie. Dane możemy udostępnić organom publicznym wyłącznie na podstawie przepisów prawa, po ocenie każdego żądania pod kątem jego podstawy i zakresu.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

8.1. Dążymy do tego, aby dane były przetwarzane w regionach Unii Europejskiej. Baza danych (Supabase) i hosting (Vercel) działają w regionach UE. Dostawca modelu sztucznej inteligencji (Google) może przetwarzać dane także poza UE na zasadach opisanych w pkt 8.2.

8.2. Jeżeli w związku z korzystaniem z usług dostawców wskazanych w pkt 7.1 doszłoby do przekazania danych poza EOG (w tym w ramach zdalnego dostępu wsparcia technicznego lub podwykonawców dostawcy), podstawą przekazania są odpowiednio: decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), uczestnictwo odbiorcy w EU-US Data Privacy Framework — decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795, albo standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wraz z oceną skutków transferu i dodatkowymi środkami ochrony.

8.3. Kopię standardowych klauzul umownych lub informację o innych zabezpieczeniach zastosowanych do przekazania możesz uzyskać, kontaktując się z nami w sposób wskazany w pkt 2.1 (art. 13 ust. 1 lit. f RODO).

9. Twoje prawa

9.1. Przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO); sprostowania (art. 16); usunięcia danych (art. 17); ograniczenia przetwarzania (art. 18); przenoszenia danych (art. 20 — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany); sprzeciwu (art. 21 — wobec danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu); wycofania zgody (art. 7 ust. 3); wniesienia skargi do PUODO (art. 77).

9.2. Ze względu na pseudonimowy charakter Konta Pracownika możemy nie być w stanie zidentyfikować Cię na podstawie samych danych przechowywanych w Aplikacji. Prawa, o których mowa w pkt 9.1, realizujesz przede wszystkim samodzielnie w Aplikacji, po zalogowaniu do Konta Pracownika — w szczególności możesz w każdej chwili wyeksportować lub usunąć swoje dane. Jeżeli nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Cię na podstawie posiadanych danych, możemy nie być w stanie zrealizować praw z art. 15–20 RODO, chyba że dostarczysz dodatkowych informacji pozwalających Cię zidentyfikować; nie zbieramy jednak dodatkowych danych wyłącznie w celu umożliwienia realizacji tych praw (art. 11 RODO).

9.3. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, w sposób równie łatwy jak jej wyrażenie — w ustawieniach Aplikacji. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9.4. Wniosek dotyczący danych możesz złożyć za pośrednictwem Skrzynki w Aplikacji albo pod adresem e-mail wiktoria.szitenhelm@gmail.com. Odpowiedź otrzymasz w Skrzynce, po zalogowaniu do Konta, dzięki czemu nie musisz podawać żadnych danych kontaktowych. Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek, możemy poprosić o informacje pozwalające dopasować wniosek do Konta. Nie żądamy przesyłania skanów dokumentów tożsamości.

9.5. Odpowiadamy na wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Termin ten możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter wniosku lub liczbę wniosków, informując Cię o tym w ciągu miesiąca.

9.6. Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe

• Utworzenie Konta Pracownika (Nazwa Użytkownika, Hasło, Kod Dołączenia, język, oświadczenie o wieku) — wymóg umowny; bez tego nie będzie możliwe założenie Konta i korzystanie z Aplikacji. • Zgoda na Dane o Dobrostanie (art. 9 RODO) — warunek świadczenia funkcji opartych na Check-inach; bez niej funkcje oparte na Danych o Dobrostanie nie będą dostępne. • Dane Administratora Panelu i Menedżera — wymóg umowny (po stronie Pracodawcy); bez nich nie będzie możliwe nadanie dostępu do Panelu. • Dane do rozliczeń z Pracodawcą — wymóg ustawowy; bez nich nie będzie możliwe wystawienie dokumentu księgowego.

11. Bezpieczeństwo danych

11.1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie rozmów z Asystentem, notatek i wiadomości do Skrzynki oraz pozostałych danych w spoczynku przez dostawcę infrastruktury (klucze szyfrowania rozmów, notatek i Skrzynki znajdują się po stronie serwera Operatora); rejestr zgód odporny na manipulacje (łańcuch skrótów, ze znacznikiem czasu zapisu); filtr bezpieczeństwa stosowany do każdej odpowiedzi Asystenta przed jej wyświetleniem; kontrolę dostępu, w tym ograniczenie uprawnień serwera do bazy danych do niezbędnego minimum.

11.2. Jeżeli dojdzie do naruszenia ochrony Twoich danych mogącego powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o tym bez zbędnej zwłoki. Ze względu na pseudonimowy charakter Konta Pracownika zawiadomienie może nastąpić za pośrednictwem komunikatu w Aplikacji.

12. Pliki cookies, pamięć lokalna i identyfikatory urządzenia

12.1. Aplikacja wykorzystuje pamięć lokalną Urządzenia oraz identyfikatory niezbędne do jej prawidłowego działania i bezpieczeństwa. Przechowywanie informacji i dostęp do informacji już przechowywanych w Urządzeniu odbywa się na zasadach art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. W zakresie, w jakim nie jest to niezbędne do świadczenia Usługi, następuje za Twoją zgodą.

13. Dane osób poniżej 18. roku życia

13.1. Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla osób, które ukończyły 18 lat. Przy zakładaniu Konta Pracownik składa oświadczenie o ukończeniu 18 lat. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 18. roku życia. Jeżeli dowiemy się, że przetwarzamy dane takiej osoby, usuniemy je bez zbędnej zwłoki.

14. Zmiany Polityki

14.1. Politykę możemy zmienić, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi albo zmiany wykorzystywanych narzędzi.

14.2. O istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem 14 dni przed ich wejściem w życie, za pośrednictwem komunikatu w Aplikacji (wobec Pracownika) oraz na wskazany adres (wobec Pracodawcy). Polityka jest wykonaniem obowiązku informacyjnego i jej zmiana nie wymaga Twojej akceptacji; jeżeli jednak zmiana wiązałaby się z nową podstawą przetwarzania wymagającą zgody, zbierzemy ją odrębnie.